تدير رعية بيت ساحور للروم الأرثوذكس شؤون كنيسة الآباء الأجداد عن طريق لجنة وكلاء الكنيسة المكونة من عشرة أعضاء يتم اختيارهم كل أربع سنوات. ويمثّل الوكيل الحمولة-العائلة-مجموعة عائلات في الرعية حسب الاتفاق والعادات، حيث يحصل على موافقة خطية للعضوية من مخاتير ولجان الحمولة/العائلة التي يمثلها، ومن ثم تصادق بطريركية الروم الأرثوذكس المقدسية عليها.
والوكلاء هم علمانيون من أبناء الرعية، يُعهد إليهم:
- تنظيم وإدارة شؤون الكنيسة وأوقافها وأموالها.
- تعمير وتطوير وصيانة وإدارة مرافقها.
- خدمات وتنظيم رعيتها كنسياً.
- الإعلام والإعلانات والمطبوعات ومجموعات التواصل الاجتماعي والموقع الإلكتروني للكنيسة.
- تمثيل الرعية بصفة عامة لدى جميع السلطات والهيئات الرسمية وغير الرسمية.
- الإشراف على عمل الأفراد والمجموعات الخادمة والعاملة في الكنيسة كمدرسة الأحد والشبيبات والأسرة، وخدام وموظفو ومتطوعو الكنيسة.
تجتمع اللجنة في مقرها مرة أسبوعياً على الأقل، أو عند الدعوة العاجلة لاجتماع طارئ أو استثنائي أو لبحث قضية معينة. وتعقد اللجان المنبثقة أو التابعة للجنة اجتماعاتها بشكل منفصل.